Comment bien planifier un projet ?

Le bon déroulement d’un projet commence par une bonne planification. D’autres étapes sont également importantes.

Définir les objectifs et la liste des tâches

Cette étape consiste à clarifier les objectifs avec les moyens nécessaires à déployer (livraison, temps, délais ou budget). Les contraintes à prendre en compte sont notamment le temps de réalisation, le budget nécessaire et les fonctions. Il convient ainsi de dresser une liste des tâches à réaliser. Il est important de ne négliger aucune tâche, car en cas d’omission, le projet risque d’être faussé. Durant cette étape délicate, il est nécessaire de bien distinguer la réalisation d’une tâche, de sa validation et de sa communication. D’ailleurs, c’est dans la préparation du projet que l’on perd le plus de temps.

Qu’entend-on par planification ?

Planifier les étapes d’un projet consiste à déterminer et organiser, suivant un ordre précis, les tâches relatives au projet, mais également à estimer la charge de chacune des tâches. Pour cette étape, il s’avère parfois nécessaire de s’armer d’un planificateur de projet. Afin de réussir sa planification, il est d’abord primordial de bien comprendre les objectifs liés au projet. Quant aux tâches à accomplir pour chaque phase, elles doivent être précises pour chaque exécutant. On parle souvent des activités à effectuer. Suite au découpage chronologique du projet, il convient de préciser ce qui doit être fait, par qui cela doit-il être fait, comment les résultats doivent être présentés, et comment vont-ils être validés. L’estimation de la charge est importante. Il s’agit du nombre d’heure et de budget nécessaires pour effectuer la phase. Avec une bonne organisation, le chef de projet pourra déduire les délais nécessaires ainsi que les dates de réalisation. Un calendrier de projet s’avère très utile.

Afin de formaliser les analyses et pour suivre le projet, l’idéal serait de se munir d’un outil de planification. Il est par ailleurs possible de se procurer des plannings des anciens projets en tant que base de travail. Il n’est pas rare que l’exécution d’une tâche prenne plus ou moins de temps que prévu. Cette situation amène le gestionnaire de projet à remettre à jour son planning sous forme de diagramme de Gantt, dans le cadre de son suivi de projet.

Définition et attribution des ressources

Pour mener à bien un projet, dresser la liste des ressources est nécessaire. Il s’agit des moyens matériels et humains. Durant cette étape, le gestionnaire de projet définit également les contraintes pour les ressources, comme des contraintes de disponibilités ou de charge maximale. Il faut ainsi définir le nombre d’heures disponibles au quotidien, les jours de repos ainsi que le temps à consacrer pour chaque tâche. Il suffit ainsi d’affecter chaque tâche à une ressource, en précisant le travail à faire (le Reste à faire).

Les outils de planification

Il existe deux outils de reporting projet traditionnels:

– le diagramme de Gantt qui est un diagramme à barres ;

– le technique PERT, qui est un réseau de tâches

Les logiciels de planification sont nombreux sur le marché. Certains sont plus courants que d’autres, comme GroupCamp ou OpenProject.

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